岩下敦哉の時間考

アポイントをコントロールし、なるべく減らす仕組み

　まったく会わなくて済ませられればそれでよいのですが、そうでない場合にはアポイントをコントロールしてなるべく時間を短くします。

　たとえば、「今から45分間」という形で時間を決めたり、区切ったりします。あるいは、「15時20分まで」という形でエンドラインを決めるなどとし、時間が伸びても大丈夫なように、次の予定との間にゆとりの時間(バッファー)を持たせるようにします。

また、自分の都合で待ち合わせ場所と時間を決めるようにします。たとえば本屋、いきつけのお店、駅の近く、次の仕事の近くなど時間のムダがないようにしたり、なるべく昼前に設定し、後の時間のプレッシャーを使ったり、後の予定をつくっておいてあらかじめ相手に「後に予定がある」旨を伝えておくなどしてデッドラインを決めてしまいます。

そして、「打ち合わせ内容を少なくしてから会う」「あらかじめ整理して話すことをしぼる」などの前段階の準備もしっかりとしましょう。

とにかくアポイントは自分の都合中心でとります。アポイントをとる時に自分の都合を最優先せず、相手の都合で決めてしまうと、結局タスクが減らず、時間に追われることになります。

　以上「ワーク」を減らすコツや仕組みをお話ししてきましたが、いかがでしょうか。何か実践できそうなものはありましたか。

　まずはどれからでもよいのでためしてみてください。もうあなたは時間の性質や使い方などを理解しているのですから「三日坊主」になることはありません。迷わず第一歩を踏み出し、行動してみましょう。

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アポイントを断り、会わないで済ませる仕組み

そもそもアポイントとは何でしょうか。それは「人との約束」です。あるいは「人と会って何かを成し遂げる」ための約束とも言えます。

では、会って何を成し遂げるのでしょうか。何のために会うのでしょうか。

それは、「お互いのゴールに向けた前進」のためです。

基本的には「ゴールの共有、すり合わせ」「ゴールへの道すじ、諸条件の確認」「利害関係や課題・問題の解決」「おわび、お願い」がおもなアポイントの中身だと思います。時には「単なる顔合わせ」といったものもありますが、この先円滑にいくように前進するのであれば、それも1つの目的となります。

それでは「お互いのゴールに向けた前進」は直接会わなければできないのでしょうか。よく考えてみると必ずしもそうではありません。実際に会うにしても、その他の手段、方法で前進させることは可能なのではないでしょうか。

たとえば、「話の内容をあらかじめメモや書面ですり合わせておく」「話の流れや概要、ポイントをメールやファックスで伝えておく」「課題や問題点などを電話で相談しておく」など実際に会った時は「笑顔で握手」となるようにダンドリをすることもできます。

さらに進めて、会わないで済んでしまうような案件もあるのかもしれません。

会議、ミーティング、打ち合わせの中には、こういった形でさばけるものが多いのではないでしょうか。

実際に会うときにはもっと有意義に楽しく、ハッピーになるように会いましょう。

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人の力を借りて成果を出す仕組み

　人の力を借りるというのは、「アウトソーシングする」「時間を買う」のとは少し違った方法です。単に人の力を借りたり、依頼したりするレベルの話だと思ってください。

先の「時間とお金の使い方」のところでは時間を買うことによって「外から時間を持ってくる」「足す」ということができます。道具・手段・サービス・知恵を買う、つまり「時間自体を買う」「サービスや製品を買う」「ノウハウを買う」ことができますとお話ししました。。

　でもここでは「ワーク」を減らすという観点で「頼む」「一緒にやる」「知恵をかりる」「成果物をかりる」「人脈をかりる」ということを考えます。

　「作業の一部としてのタスク」を頼んで任せておいて、その成果を受け取るという形、「丸投げ」というのではなく、全体の作業の一部を依頼する形があります。

　また、作業やアイディアを共有しながら新しいものを創っていく形、つまり、「一緒にやる」形とするとグループワークとしてのメリットがあります。

　そして、作業をするときに「手」でなく「知恵」をかりたり、「その人の過去の成果物」を土台にさせてもらったりすることもできます。

またその人が持っている人脈を使って、ダンドリをスムーズにしたり、納品する相手のOKを上手に取っていく方法もあります。

自分一人の力は限られていますので、様々な形でまわりの人の力を積極的に借りましょう。単に自分が楽をするという意味ではなく、よいものを早く創るという意味でとらえましょう。

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作業の二度手間を省き、一度で済ませる仕組み

日常的によくあることですが、私たちは作業をしたとき、「二度手間」「やり直し」に直面することがあります。

「二度手間」とは、何か作業をしたときに「モノ」や「人」、「状況」が悪く、一度で済ますことができず、一部または全部をもう一度行うことをいいます。

「人を訪ねたけれど相手が留守だった」「モノを買いに行ったけれど売り切れだった」「行ったらお店が休みだった」「相手にメッセージが伝わっていなかった」など結局もう一度やらなければならないことを指します。

これに対し、「やり直し」は作業をして形にしたにもかかわらず、過不足があったり、間違っていたことにより、もう一度最初に戻って、あるいは途中から行うことを指します。

いずれも作業の前にゴールの確認、相手とのコミュニケーションなどにより防ぐことができるものですが、ついそれを忘れて作業を始めてしまったり、途中の確認を省いてしまったりして、結果的に「二度手間」や「やり直し」となってしまいます。

これらは、「違うゴールへ着く（答えが間違っている）」「ゴールに着かない（答えが出ない）」「ゴールを通り過ぎてしまう（やり過ぎてしまう）」ということになり、どれも満足した結果に結びつきません。

日常的に仕事ではよくありますが、子どもの頃に買い物、お手伝い、テストなどで誰もが経験したことです。

結果的に作業時間が倍以上かかり、成果物も「そこそこ」しかできず、しかも自分も相手も「何かもやもやした気持ち」が残るので、できれば避けたいパターンです。

あたりまえですが、「二度手間」は一度でうまくいかないから二度やることになるわけです。「やり直し」は誰かにやり直しをさせられるからやり直す、つまり、OKが出ないでNGということです。

NGが出ないようにするには、相手とゴールと方向性の共有が不可欠で、相手品質で必要十分のアウトプットをしましょう。やり直すくらいならていねいに、一度に済ませる方が早いのです。

そして、二度手間を避けるには、（これもあたりまえですが）一度で済ませるよう工夫することです。結局それにより、さらにスピードアップします。

具体的な仕組みとしては、

Ⓐ「一筆書きの術」　多くのものを一度に済ます、ついでに済ます。

Ⓑ「分身の術」　何かをしながら別の何かを動かす、タイムシェアリングで二重に時間を使う。

Ⓒ「コミュニケーション不足をなくす」　相手品質でゴールを設定する、相手にゴールと方向性を確認し共有しておく。

Ⓓ「必要十分で動かす」　やりすぎない、むしろ足りないぐらいでよい、相手に「そこまでしなくてよかったのに」と言わせない、モレなく、ダブりなく、過剰品質を避ける、足りなければ相手は追加注文してくると考える。

Ⓔ『「ほつれる前の一針」でリスク回避をする』　ほつれそうなところを見つけたら、手間を惜しまず迷わず一針縫う。

　Ⓕ「タスクや人、状況についてあらかじめ確認を入れておく」

という形でアプローチすればたいがいうまくいきます。要はちょっとした「気遣い」と「確認」なのです。

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作業を素早く片付け、ものごとを早くアウトプットする仕組み

キーワードは「納期」「品質」そして「自分へのごほうび」です。私はとても単純ですが、いつもこの方法で乗り切っています。

はじめに「納期」です。

「期限を守れない100点は0点以下、提出していないのと同じである」と考えましょう。どんなに完成度が高くても、期限に間に合わなければ意味がありません。評価に値しないので０点にもならないのです。そのことをしっかり頭に入れて作業をしていきましょう。

まずはエンドライン、デッドラインを決めて、手帳に書いてロックしてしまうことから始めます。そして、納期のデッドラインを相手に宣言してしまい「背水の陣」で臨むとよいと思います。

ダンドリとしては、「夜討ち朝駆けの術」でとにかく相手に早く投げること、「お手玉、ジャグリング、ブーメラン、キャッチボールの術」で手待ち時間をつくらないこと、そして相手に少しでも早く返すということが大切です。とにかく納期を大切にしましょう。

次に「品質」です。「相手のお墨付き」つまり「了承」や「OK」を取りつければよいのです。まずゴールを見て、クオリティをコントロールしながら相手とゴールを共有します。完璧主義は不要で、まず60%ぐらいできたら相手に「たたき台」を渡して相談し、方向性の確認をします。そしてすり合わせをしながら残りを仕上げていきます。

品質は相手のOKが出ればタスク終了、「ミッションコンプリート」なのです。ですからテマのかけすぎはムダ、「100%」「完璧」を目指さないことと考えましょう。世の中の大半のことが「100%」や「完璧」を必要としていません。「100%」を実現するためのテマヒマは大きな時間のロスとなります。まずは６割主義で進めましょう。「テマをかけるだけの価値があるもの」だけにテマヒマをかけて、それ以外のことはせず、前向きに他のことをしましょう。

そのとき過剰品質は不要なので、相手の求める品質で出すこと、相手品質で納品し、自己満足のタスクをしないこと、すでにあるものを利用したり、過去のリソースを活用するなどして、最初から作り込みをしないようにすることが大切です。　

そして一番大切なが「ごほうび」です。

ミッションが終わったら、自分にごほうびを準備しておきましょう。たとえば次の楽しい予定（ライフ・パーソナル）を入れてしまうなど、モティベーションが上がるような仕組みをつくると次につながり、うまくいきます。

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