やること(相手の数)を減らし、すっきりさせる仕組み

結論から言えば、「全体の時間は決まっているのだからやることの方を減らせばよい」のです。

つまり「やらないこと」を決めて「やること」を減らす、覚悟をもって「決めること」です。

全体的な説明としては「自分や相手とのゴールが共有できていて、作業全体のやることが見えていて、それに対するダンドリ、準備ができていれば、自然と何をやり、何をやめるか、必要十分なタスクが見えてきます。要はそれを順に淡々とこなしていけばよいのです。そうすれば、やるべきことだけが手元に残り、やらなくてよいことはやらなくなるので、時間がムダに使われることはありません。」という説明になります。

これではまわりくどいので、今述べたことを「目的地までの移動」に置き換えてみます。

Ⓐどこへ行くか、つまり目的地がわかっていること。

あたりまえだと思うかも知れませんが、作業をすすめるとき、そこをあいまいにしてはじめてしまう人が多いのです。

Ⓑ次に地図で現在地と目的地の位置関係がわかっていること。

目的地はわかっていても、今自分がいる場所からの距離や方角、地形などがわかっていないと、どんな交通手段で行くのか、どのくらい時間をかけるか、どのくらいのコストがかかるかなどがわかりません。空から地図を俯瞰するように作業全体を見渡すことが大切です。

Ⓒそして、どうやっていくのか、ということを考えます。

電車なのか、飛行機なのか、自動車なのか、かかる時間やコスト、体力などを考えつつ、どうするかを決めていきます。そのためのチケット手配や宿の予約、時刻表や料金表などもチェックが必要です。

このように、あらかじめゴールと全体像をとらえて考えておけば、自然とやること、持ち物、準備が見えてきます。そして「やるべきこと」「やらなくてよいこと」を判断することができます。そのうえで「やること」を最小限にすれば、時間をムダなく使っていくことができるようになります。

「やることを減らす」にはまずここをおさえておかなければいけません。何でもかんでもやみくもに「タスク」を減らしていったのでは、決して「ゴール」にはたどりつけません。

　前提としてそれだけ理解したら実践にはいりたいと思います。

では、実際に私がやっている日常のワークの中の具体的な手順をお話しします。

Ⓐ「タスクの洗い出し」　様々な形で入ってくるタスクをすべて書き出す（一元化）。

Ⓑ「タスクの選別」　ゴールを確認し、自分のリソースと照らしながら「やること」「やらないこと」を決める。

Ⓒ「タスクリストの作成」　重要性や期日を見ながらタスクリストを作成する。

という３つの手順ですすめていきます。

少し細かく説明すると、まずは、「タスクの洗い出し」です。私たちの「ワーク」の中では常に「タスク」が流入してきます。形は大小様々ですが、書類、メール、電話、ファックス、郵便、メモ、口頭などの形で入ってきます。私はすべてA4の紙にしてしまいます。

　書類はA4が多いのですが、大きさが違えばA4にコピーして大きさをそろえます。メールはプリントアウト、電話、メモ、口頭のものはA4の紙にメモ用紙をステープラーで固定します。

　それを一件一葉、つまり一件ずつ別の紙を使って書き込み、タスクを洗い出します。そして中身が見えるようクリアファイルに一件ずつはさみ込んでおきます。

　これで前段階の準備は終わりです。

　次に、タスクを選別します。一件ずつそのタスクのゴール（目的や品質、納期、諸条件など）を確認し、「やらないこと」「他の人や部署にまかせること」「やること」を決断します。この時ついでに納期やアポイントのところにマーカーをひいたり、ポストイットで注意メモをつけたりして、二度手間を省きます。

　そして最後に、タスクリストの作成です。重要性や期日を見ながらエクセルに簡単なタスクリストを作成します。エクセルで作成すると、途中につけ加えたり、並び替えができるので私はこれを使っています。

これだけでやることが大きく減ります。

　特に大切なのは、『「やらないこと」を決めること』と『「他の人や部署にまかせること」を素早く決断すること』です。依頼や調査などの厚い書類でも、自分は対象外だったり、不要だったりして「やらない」と決めれば即座に目の前からなくなるものがあります。あるいは、誰かに依頼しないとできないものは、なるべく早く相手に渡して自分の手もとからタスクを消してしまうようにすると、すっきりします。

　ここで大切なのは、一度手に取った書類を二度見ないことです。一度目を通して「ああ、こんな感じか」と机に置いてしまうではなく、「やること」「やらないこと」「他の人や部署にまかせること」を即断即決し、次の流れにのせてしまいましょう。二度も書類に目を通す時間が大きなロスタイムになります。

　また、「5分以内に終わるタスク」「考えなくてもすぐできて終わってしまうタスク」はリスト化するまでもなく、その場で終えてしまい、永久に忘れてしまいましょう。また、相手するタスクの数が減るので精神的にも楽になります。

そのほか「慣習」「慣例」「形式的」「重複」「不要」「過剰」「目的外」のタスクはやめるようにしましょう。

こうして「やる」と決めたことだけを手もとに残します。

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