岩下敦哉の時間考

トラブルシューティング　

－　あらかじめ予想できないことの危機管理　－

「トラブルシューティング」

「トラブルシューティング」で大切なことは次の5つです。

①起きたトラブルの状況の把握を的確におこなうこと

②迅速に必要な情報収集をすること

③的確かつ迅速な意思決定をすること

④対象への適切なアプローチをおこなうこと

⑤事態収束の判定とクロージングを誤らないこと

リスクマネジメント　

－　あらかじめ予想できることの危機管理　－

「リスクマネジメント」と「トラブルシューティング」で「あせる・あわてる・パニくる」を避ける

　「タスク」と「アポイント」がうまくさばけるようになり、「ダンドリ上手」になったら、次に気をつけることは「リスクマネジメント」と「トラブルシューティング」によって「あせる・あわてる・パニくる」という状態を避けることです。

「リスクマネジメント」で大切なことは次の5つです。

①全体像の把握とリスクの予測をしておくこと

②実体のない漠然とした不安ではなく、具体的に作業に対する心配をしていくこと

③周到な情報収集をし、何か気になることがあれば、「ほつれる前の一針」を施すこと

④人に対しては「配慮のある声掛け」をしておくこと

⑤リスクがありそうなところに対し、適切なタイミングで適切な行動をとっておくこと

ダンドリ　

－　やり方とならべ方　－

ダンドリ上手は生き方上手　

「ダンドリ」って…。

「ダンドリ」って何でしょう?

日頃よく使う言葉ですが、あまり真剣に考えたことはないかも知れません。

いろいろと解釈はあると思いますが、私はこう考えています。

「ダンドリとは、何か目的、つまりゴールにたどり着くために行う作業や思考などの手順や順序を決め、実行していくプロセスのこと」です。

ダンドリを上手にすることによって、私たちは、余計なテマヒマかけず安心してものごとを進めることができます。

そして、ひとつひとつのタスクやプロジェクトがうまくいくことにより、結局はその総体である人生がうまくいくことにつながります。私はそう思います。「ダンドリ上手は人生上手」、豊かな人生を楽しんでください。

さて、こんなことはありませんか。

①「気がつくともう出かける時刻」「気がつくともう締め切りの時刻」、でもまだ何もできていない。何をしていいのかわからない。

②「忘れ物が多い」「やり残しが多い」「一度でものごとが終わらない」「二度手間になることが多い」「つい余計なことをやってしまう」。

③「もっと早くから準備しておけばよかった」と思うことが多い。「前にも同じ失敗をしてしまった」と思うことがある。

その原因は、

①自分がその時にやるべきことが把握できていない。全体像がつかめていない。

②順序・順番・手順を決めないで作業や行動をはじめるので、二度手間、過不足、忘れ物、やり残しが多くなる。

③事前にできることをやっておかなかったり、その時にしなくてもいいことまでその時間に詰め込んでしまうので、失敗が多い。

ということなのです。

ですから、

①その時にやることを決める。

②一度でものごとを済ませる。

③早めに準備をする。

という形にすればよいのです。

そしてとるべき行動としては、

①まず、その時にやることをすべて紙に書き出し、全体像と総量を把握する。

②次に、不要な作業を削り、必要十分なものだけを残し、重要なものからリストにならべる。

③そして、ひたすらタスクリストを順にこなす。決して迷わない、立ち止まらない、リストにない事はしない。

ということに尽きるのです。もちろんすべてがこのように単純にわり切れるわけではありませんが原則これで基本的には解決し、ダンドリがうまくいくようになります。

ダンドリの三原則（心がまえ）と「基本的な手順」

ダンドリの心がまえの三原則は、結論として、つぎの3つに集約されます。

一、全体像をつかみ、やることを決める。

二、手順を決め、一度でものごとを済ませる。

三、周到な準備をし、早めに行動を開始する。

そして基本的な手順、プロシージャ－は、次の７つです。

①ゴールを決める。ゴールポイントに旗を立てる。

②スタートからゴールまでを俯瞰する。全体像を見る、道筋を決める、地図で確認する。

③やることをすべて洗い出す。タスク・やること、やり方の確認、不要なことを捨て、整理する。必要なことだけ残す。

④作業手順、順序を決め、スケジュールを立てる。タスクリストをつくる。

⑤小さな目標、マイルストーンを決める。作業のガントチャートを作成する。

⑥ひたすらタスクリスト順に実行する。

⑦作業状況をゴール、マイルストーン、スケジュール、タスクリスト、ガントチャートで確認し、モレや抜け、ルート・道筋、納期・スケジュールなどをチェックする。同時に「必要十分」「過不足なく」「不良品や過剰品質をなくす」というクオリティチェックを行う。

アポイント(他人とやること)　

－　他人との約束　－

「ヒトとやるコト」

－　アポイントをさばく　－

「アポイント」は「人との約束」の時間です。人と会ったり、相談したり、交渉したり、会議や打ち合わせ、ミーティングなども含まれます。基本的に始まりの時刻と終わりの時刻があり、スケジュール表に予定として書かれます。「いつ、どこで、誰と何のために会う」という性質のものです。

アポイントを断り、会わないで済ませる

そもそもアポイントとは何でしょうか。それは「人との約束」です。あるいは「人と会って何かを成し遂げる」ための約束とも言えます。

では、会って何を成し遂げるのでしょうか。何のために会うのでしょうか。

それは、「お互いのゴールに向けた前進」のためです。

基本的には「ゴールの共有、すり合わせ」「ゴールへの道すじ、諸条件の確認」「利害関係や課題・問題の解決」「おわび、お願い」がおもなアポイントの中身だと思います。時には「単なる顔合わせ」といったものもありますが、この先円滑にいくように前進するのであれば、それも1つの目的となります。

それでは「お互いのゴールに向けた前進」は直接会わなければできないのでしょうか。よく考えてみると必ずしもそうではありません。実際に会うにしても、その他の手段、方法で前進させることは可能なのではないでしょうか。

たとえば、「話の内容をあらかじめメモや書面ですり合わせておく」「話の流れや概要、ポイントをメールやファックスで伝えておく」「課題や問題点などを電話で相談しておく」など実際に会った時は「笑顔で握手」となるようにダンドリをすることもできます。

さらに進めて、会わないで済んでしまうような案件もあるのかもしれません。

会議、ミーティング、打ち合わせの中には、こういった形でさばけるものが多いのではないでしょうか。

実際に会うときにはもっと有意義に楽しく、ハッピーになるように会いましょう。

アポイントをコントロールし、なるべく減らす

　まったく会わなくて済ませられればそれでよいのですが、そうでない場合にはアポイントをコントロールしてなるべく時間を短くします。

　たとえば、「今から45分間」という形で時間を決めたり、区切ったりします。あるいは、「15時20分まで」という形でエンドラインを決めるなどとし、時間が伸びても大丈夫なように、次の予定との間にゆとりの時間(バッファー)を持たせるようにします。

また、自分の都合で待ち合わせ場所と時間を決めるようにします。たとえば本屋、いきつけのお店、駅の近く、次の仕事の近くなど時間のムダがないようにしたり、なるべく昼前に設定し、後の時間のプレッシャーを使ったり、後の予定をつくっておいてあらかじめ相手に「後に予定がある」旨を伝えておくなどしてデッドラインを決めてしまいます。

そして、「打ち合わせ内容を少なくしてから会う」「あらかじめ整理して話すことをしぼる」などの前段階の準備もしっかりとしましょう。

とにかくアポイントは自分の都合中心でとります。アポイントをとる時に自分の都合を最優先せず、相手の都合で決めてしまうと、結局タスクが減らず、時間に追われることになります。

人の力を借りて成果を出す

　人の力を借りるというのは、「アウトソーシングする」「時間を買う」のとは少し違った方法です。単に人の力を借りたり、依頼したりするレベルの話だと思ってください。

先の「時間とお金の使い方」のところでは時間を買うことによって「外から時間を持ってくる」「足す」ということができます。道具・手段・サービス・知恵を買う、つまり「時間自体を買う」「サービスや製品を買う」「ノウハウを買う」ことができますとお話ししました。

　でもここでは「ワーク」を減らすという観点で「頼む」「一緒にやる」「知恵をかりる」「成果物をかりる」「人脈をかりる」ということを考えます。

　「作業の一部としてのタスク」を頼んで任せておいて、その成果を受け取るという形、「丸投げ」というのではなく、全体の作業の一部を依頼する形があります。

　また、作業やアイディアを共有しながら新しいものを創っていく形、つまり、「一緒にやる」形とするとグループワークとしてのメリットがあります。

　そして、作業をするときに「手」でなく「知恵」をかりたり、「その人の過去の成果物」を土台にさせてもらったりすることもできます。

またその人が持っている人脈を使って、ダンドリをスムーズにしたり、納品する相手のOKを上手に取っていく方法もあります。

自分一人の力は限られていますので、様々な形でまわりの人の力を積極的に借りましょう。単に自分が楽をするという意味ではなく、よいものを早く創るという意味でとらえましょう。