物事は15分単位で動かす。1時間単位ではなく、1ユニット15分と考えると、時間割が立てやすい。1時間単位だと無駄な「端切れ時間」をつくってしまってもったいない。

 

旅行の持ち物リストをつくる。旅行に出かける時、毎回持ち物は決まっている。あらかじめリストにしておこう。

 

決まった時間に毎日同じことをやる。決まった時間に同じことを続けていると、すぐにそれが習慣になる。なにか習慣にしたかったら毎日同じ時間にやってみるといい。

 

時間は手帳と時計に任せる

時間管理のパートナーである手帳と時計を信頼して、自分の時間を任せるようにしましょう。

あれこれ考えても、手を広げすぎても、頭と心のキャパシティ・容量を圧迫するだけで良い結果にはつながりません。

手帳に書いたスケジュール、ダンドリにしたがって、時計が刻む時間どおりに動くことが肝要です。

 

「ブルーマンデー」を退治する

毎週日曜日の夕方、必ずあなたを襲ってくる恐ろしい怪人「ブルーマンデー」。経験がありませんか?

よく考えてみると、月曜日の朝までまだ半日以上あるのにずっと頭にこびりつき、決して離れることがなく、そのまま職場まで引きずってしまう恐ろしい相手です。

何となく仕事のことが気になったり、ダンドリや予定のことを考えてしまい、せっかくの休日気分が台なしになってしまいます。

それを退治する方法があります。

それは、「休日にはいる前の日の午後、翌週月曜日の予定とダンドリを確定させてしまうこと」です。たったそれだけです。

週明け月曜日になってから、手元にある仕事、抱えている仕事などを確認し、ダンドリや準備をしている間に外部から新たなアポイントや仕事が舞い込んでくるのが月曜日です。

あらかじめ自分の動き、やること、手順、ダンドリを決めておいて、手帳に記入して、準備まで終えておき、朝職場に着いたら何も考えなくてもスタートできる状態にしておきます。

仮に外部からアポイントや仕事が入っても、「この時間は予定が埋まってます」「このぐらいの時間で終わります」などと冷静に対応できますので、時間と気持ちにゆとりができるのです。

これだけで「ブルーマンデー」を退治できます。

とても簡単な方法ですので、あなたもぜひ試してみてください。

 

 

朝の「やることリスト」をつくる

朝にやらなければいけないことは意外と多いのです。

毎日起きるたびにいちいちやることを考えたり思い出しながら行動すると、モレやダブリがあるかも知れないので、一度「やることリスト」をつくりましょう。

やることリストをつくったら、あとは片っ端からこなしていけば簡単でモレやダブリがなくなります。

そして頭を使わなくても良いので、他のことに頭を使うことができます。

このようなことを仕組み化してしまえば、あとはテマヒマかからず時間短縮になります。

 

「お出かけリスト」をつくる

出かけるときの持ち物をつくると「忘れ物」「さがし物」がなくなります。

仕事の時、旅行の時、出張の時などそれぞれのリストをつくっておくと、モレやダブリがなくなります。

一度仕組みをつくってしまえば、いちいち考えなくても良くなり、時間の短縮につながります。

 

バッグインバッグで入れ替えをスムーズにする

ビジネスでもプライベートでも持ち歩くような基本的な共通アイテムは、小さなポーチやバッグに入れて、カバンを変えるときはそれごと入れ替えをすると、時間もかからず忘れ物もなくなります。

昼休みや旅行などもそれを持ち歩けばいつもアクティブに活動することができます。

 

 

「早寝早起き」ではなく、「早起き早寝」

早寝早起きはなかなかうまくいかないことは経験的にわかると思います。

いきなり早寝といっても、なかなか早く眠れないと思いますし、かりに早寝できたとしても、確実に早起きができるというものでもありません。

早起きを習慣にしたいのであれば、とにかくまず「早起き」をしてみることです。だまされたと思ってそこから始めましょう。

最初は多少つらさもありますが、まず起きる時刻を固定してしまいます。すると、起きていられる時間が経過すると、自然と眠気がさしてきます。

そうなったときにためらわず寝てしまうのです。これをくり返しているうちにだんだん寝る時刻が安定してきます。そうなったらしめたものです。あとは、そのまま起きる時刻を固定してしまいましょう。早起きするようになると、自然と早寝をすることになり、結果的に「早寝早起き」の習慣が身につきます。

 

充電は先に済ませておく。充電やメンテナンスなど、道具や身体、心などのケアはその都度やっておく。使う前にあわてて行うと間に合わない場合がある。

 

文章は書きやすいところから書き始める。文章は書き初めが難しく、悩んでしまって進まないことが多い。文章を「ユニット」と捉え、書きやすいユニットから書いて組み立てていけば良い。

 

夜はダラダラするので作業を早く切り上げる

夜は起きてさえいれば、朝までデッドラインがないので、いくらでも時間がありそうな気になります。

それに加えて、体力、気力、集中力が格段に落ちているので、同じ時間をかけても効果が上がらないのです。

ダラダラと作業や思考を続けるよりも、早く切り上げて休息や別のことに時間を振り分けた方がトータルでリソースのムダがなくなります。

 

人間の思考は五感からの刺激に弱い

よく経験することですが、何かを考え事をしていて、目に入った文字やテレビの映像を見たり、外部からの音を聴いたりすると、そのことに注意が向いてしまって、ついちがうことを考えてしまうことがあります。

また、「暑いな、寒いな」と感じたり、「いい匂い」と感じたり、「痛い、かゆい」と感じたりしたときもその瞬間にちがうことを考えたりします。

それはいたって自然なことなのです。なので、その性質を理解した上で、考え事はをするときは、五感からの刺激の少ない場所や時間帯を選ぶようにしましょう。

 

「ためらう」「迷う」は時間を無駄にする

誰もがそうですが、ためらったり、迷ったりするときはどうしても一回立ち止まります。

そこからまたスタートするために時間とエネルギーを浪費してしまいます。

周到に準備とダンドリをして、途中でためらったり、迷ったりすることのないようにしましょう。

また、スタートを切ること自体をためらったり、迷ったりするのも時間のムダです。

小さなこと、できることから少しずつ、小さくスタートを切るのも一つの方法です。

 

気が散るモノはデスクに置かない

人間の思考や集中力は五感からの刺激に弱いのです。

目から入った色、形、文字、情報などが他のことに結びついて発展していきます。

そうなると、思考がそちらに引きずられ、頭の中が散らかり、集中できないので、タスクにより時間がかかってしまいます。そしてクオリティも下がります。

ですから、デスクの上には、そのときに使うモノ、タスク以外は置かないようにしましょう。

ペン立てや不要な書類、文具などがスピードを落とす原因となるのです。

 

作業の手を休めない。作業はやらなければ終わることはない。決して作業の手を休めないこと。

 

作業が終わったら、机の上をきれいにする。１つの作業が終わったら、居合い抜きのようにデスクをきれいにもどす。そして新たな作業をすれば、間違いが起こる余地がない。

 

本のカバーははずして読む。本を一気に集中して読むために、本のカバーははずして読む。

 

一番の時間の浪費はさがし物である

あなたもいろいろな本やデータでその恐ろしさはよくご存知だと思いますが、「さがし物」は最大の時間の浪費です。でも、なかなかなくなりません。

さがし物は「モノが見つからない」という状況のことに着目してしまいがちですが、実は、あなたの行動を変えることによって格段に減らすことができます。

まず、「モノを減らすこと」です。持っているアイテム、相手をする数を減らすことにより、管理しやすくしましょう。同じ機能を持つモノ、不要なモノ、使っていないモノ、使う頻度の低いモノを減らしましょう。

次に、「使う場所の近くに使いやすいようにモノを配置する」ことです。使いたいときにすぐ使え、使いやすいように出すことができると時間もテマも少なくなります。

そして最後に、「使ったら元に戻す」ということです。おそらくこれが一番苦手ではないでしょうか。

元の場所に戻しておけば「定位置・指定席」が守られ、整理整頓完了です。

モノを減らしたり、探しやすい仕組みをつくることでずいぶんムダな時間やテマを減らすことができます。

 

ペン立てを整理する

つきつめて言ってしまえば、ペン立てはいりません。

その作業に必要な筆記具だけ用意すれば良いのです。

同じ機能のモノが複数あったり、あまり使わないモノ、使いにくいモノ、使えないモノが占領していませんか?

さがしたり、よけたりするのもひとテマかかります。

それならばいっそのこと、ペン立てをやめてしまいましょう。

たいがいのことは、４色ボールペン＋シャープペンのマルチペンで用が足ります。

家でも外でもこれ一本持っていれば不自由なことはないと思います。

あなたもぜひ試してみてください。

 

マルチペンとポストイットを家中に置く

外出のときに持ち歩くだけでなく、家の中でもアイディア、タスクなどを思いついたときにすぐメモできるように、家のあらゆる所にマルチペンとポストイットを置いておきましょう。

とくに、トイレ、ベッドルーム、脱衣所、キッチンなどでは、アイディアを思いついたり、ふと用事を思い出したりすることがあります。

でもまたすぐに蒸発して消えてしまうので、その場でメモすることが大切です。

ぜひ試してみてください。自分時間を有効に使えるようになります。

 

道具は定位置、使う場所の近くに置いておく

何かをしようと思ったとき、道具を探すことは時間の浪費です。

道具を探すことに時間を費やし、本来やりたいことができないのは、本末転倒です。

道具は定位置を決め、使い終わったら元の位置に必ず戻す習慣をつけましょう。

また、使う場所の近くに収納し、使うこと、取り出すことにテマヒマかけないようにしましょう。