岩下敦哉の時間考

やることを先延ばしせず、すぐ取りかかる仕組み

　やることを先延ばしせず、すぐ取りかかるために私がしているのは、「手帳のとおりに行動し始める」という仕組みです。

　ほとんどの人は、手帳には「アポイント」だけを書き込んでいますが、私はこの「人との約束」である「アポイント」を赤色ボールペンで、「自分との約束」である「タスク」を青色ボールペンで書き込んでいます。このほか、職場全体の行事を黒色ボールペン、家族やプライベートの用事を緑色ボールペンで書いています。

　先のタスクリストの案件をいつやるか決めて、自分との約束として手帳にタイムロックをかけてしまいます。あらかじめ予定されていることなので、時間がきたら「自働的に」始めればよいのです。会議や打ち合わせと一緒です。たったこれだけのことなのですが、うまくいきます。

　そのとき「先延ばしぐせ」が出ないように注意しなければならないのは、「今すぐ動くこと」「小さく動くこと」「気持ちを楽に持つこと」です。これさえ気をつければ、手帳の予定にそってタスクをすすめることができ、あっという間に終わってしまいます。

　逆に言えば、手帳にタスクを書くときに「プレッシャーにならないような小さなタスクに切りわけて、すぐできそうな形にしてから書き込むようにする」ということが肝要です。

　「そんなことは誰にでもわかっている」と言われそうですが、なかなかできないのも事実です。ではなぜ「先延ばし」してしまうのでしょうか。

　おもな原因は「ゴールが見えていない」「どうすればよいか道すじがわからない」「なんとなく気が乗らない」「タスクが見えてないから不安」「そのこと自体が嫌い」という5つのことです。

　対処法は「途中でやめてもよいのでまず少しだけ動く」「手におえる大きさ・形にしてしまう(サラミアプローチ)」「いつやるかやる日を決めて手帳に書く」「朝、１日のはじめにやってしまう」「苦手意識を持たない(そんなものだと思う)」「下調べをする(見えないから不安、実体が見えればお化けも怖くない)」「ルーチンワークは時間割法で考えずに作業を始められる(毎日決まった時間になったら始める習慣)」というのが効果的です。

　そして先延ばしせずにすぐとりかかると「早く始めればそれだけ早く進み、早く終わる」「トラブルに対応しやすい」「気持ちが楽になる」という大きな3つのメリットがあります。

「先延ばし」は時間の借金です。ものごとを先延ばししても、いずれはやらなければなりません。今できることを後回しにするのは時間を借金しているのと同じです。時間が進むにつれ、どんどんやることが増えていき、ゆとりがなくなるので、利息が雪だるま式に増えていくように精神的な負荷がどんどん増えていきます。そして結局デッドラインになってクオリティの低い仕事をアウトプットすることになります。それならできるだけ早くやってしまいましょう。

　また、ものごとを後回しにしても、結局かかる時間は同じです。そしていずれはやらなければならないのです。それならば、手持ちの作業を1つでも減らして身軽になってしまいましょう。

精神的なプレッシャーからも解放され、楽に生きられます。そして「後ろめたさ」からも解放されます。

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やること(相手の数)を減らし、すっきりさせる仕組み

結論から言えば、「全体の時間は決まっているのだからやることの方を減らせばよい」のです。

つまり「やらないこと」を決めて「やること」を減らす、覚悟をもって「決めること」です。

全体的な説明としては「自分や相手とのゴールが共有できていて、作業全体のやることが見えていて、それに対するダンドリ、準備ができていれば、自然と何をやり、何をやめるか、必要十分なタスクが見えてきます。要はそれを順に淡々とこなしていけばよいのです。そうすれば、やるべきことだけが手元に残り、やらなくてよいことはやらなくなるので、時間がムダに使われることはありません。」という説明になります。

これではまわりくどいので、今述べたことを「目的地までの移動」に置き換えてみます。

Ⓐどこへ行くか、つまり目的地がわかっていること。

あたりまえだと思うかも知れませんが、作業をすすめるとき、そこをあいまいにしてはじめてしまう人が多いのです。

Ⓑ次に地図で現在地と目的地の位置関係がわかっていること。

目的地はわかっていても、今自分がいる場所からの距離や方角、地形などがわかっていないと、どんな交通手段で行くのか、どのくらい時間をかけるか、どのくらいのコストがかかるかなどがわかりません。空から地図を俯瞰するように作業全体を見渡すことが大切です。

Ⓒそして、どうやっていくのか、ということを考えます。

電車なのか、飛行機なのか、自動車なのか、かかる時間やコスト、体力などを考えつつ、どうするかを決めていきます。そのためのチケット手配や宿の予約、時刻表や料金表などもチェックが必要です。

このように、あらかじめゴールと全体像をとらえて考えておけば、自然とやること、持ち物、準備が見えてきます。そして「やるべきこと」「やらなくてよいこと」を判断することができます。そのうえで「やること」を最小限にすれば、時間をムダなく使っていくことができるようになります。

「やることを減らす」にはまずここをおさえておかなければいけません。何でもかんでもやみくもに「タスク」を減らしていったのでは、決して「ゴール」にはたどりつけません。

　前提としてそれだけ理解したら実践にはいりたいと思います。

では、実際に私がやっている日常のワークの中の具体的な手順をお話しします。

Ⓐ「タスクの洗い出し」　様々な形で入ってくるタスクをすべて書き出す（一元化）。

Ⓑ「タスクの選別」　ゴールを確認し、自分のリソースと照らしながら「やること」「やらないこと」を決める。

Ⓒ「タスクリストの作成」　重要性や期日を見ながらタスクリストを作成する。

という３つの手順ですすめていきます。

少し細かく説明すると、まずは、「タスクの洗い出し」です。私たちの「ワーク」の中では常に「タスク」が流入してきます。形は大小様々ですが、書類、メール、電話、ファックス、郵便、メモ、口頭などの形で入ってきます。私はすべてA4の紙にしてしまいます。

　書類はA4が多いのですが、大きさが違えばA4にコピーして大きさをそろえます。メールはプリントアウト、電話、メモ、口頭のものはA4の紙にメモ用紙をステープラーで固定します。

　それを一件一葉、つまり一件ずつ別の紙を使って書き込み、タスクを洗い出します。そして中身が見えるようクリアファイルに一件ずつはさみ込んでおきます。

　これで前段階の準備は終わりです。

　次に、タスクを選別します。一件ずつそのタスクのゴール（目的や品質、納期、諸条件など）を確認し、「やらないこと」「他の人や部署にまかせること」「やること」を決断します。この時ついでに納期やアポイントのところにマーカーをひいたり、ポストイットで注意メモをつけたりして、二度手間を省きます。

　そして最後に、タスクリストの作成です。重要性や期日を見ながらエクセルに簡単なタスクリストを作成します。エクセルで作成すると、途中につけ加えたり、並び替えができるので私はこれを使っています。

これだけでやることが大きく減ります。

　特に大切なのは、『「やらないこと」を決めること』と『「他の人や部署にまかせること」を素早く決断すること』です。依頼や調査などの厚い書類でも、自分は対象外だったり、不要だったりして「やらない」と決めれば即座に目の前からなくなるものがあります。あるいは、誰かに依頼しないとできないものは、なるべく早く相手に渡して自分の手もとからタスクを消してしまうようにすると、すっきりします。

　ここで大切なのは、一度手に取った書類を二度見ないことです。一度目を通して「ああ、こんな感じか」と机に置いてしまうではなく、「やること」「やらないこと」「他の人や部署にまかせること」を即断即決し、次の流れにのせてしまいましょう。二度も書類に目を通す時間が大きなロスタイムになります。

　また、「5分以内に終わるタスク」「考えなくてもすぐできて終わってしまうタスク」はリスト化するまでもなく、その場で終えてしまい、永久に忘れてしまいましょう。また、相手するタスクの数が減るので精神的にも楽になります。

そのほか「慣習」「慣例」「形式的」「重複」「不要」「過剰」「目的外」のタスクはやめるようにしましょう。

こうして「やる」と決めたことだけを手もとに残します。

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「ワーク」をさばく具体的な仕組み

ここでは実際に私が実践している具体的なノウハウをお話しいたします。

一つひとつは単純なことですが、仕組みとして習慣にしてしまうと大きな力になります。

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タスクのタイムロック

先ほど「ワーク」を制する者が「時間」を制する、とお話ししましたが、「ワーク」のうち特に「タスク」が大物です。「タスク」の厄介なところは、大部分を自分で決めることができることです。夏休みの宿題と同じです。課題と提出日は決められていますが、「いつやってもいい」「どのぐらいのできばえでやってもいい」という「ゆるい」しばりなので、ついつい先延ばしになってしまいがちです。いわば『自分との約束なので「反故」になりやすい』という性質をもっています。

　どういうことかというと、タスクは「自分との約束」なので、つい「先延ばしぐせ」や「さぼりぐせ」がおこります。なぜなら強制力、つまり言ってくれる人がいないからです。また何をどのぐらいすればよいのかわからず、タスクも一度に終わらないので、何となくやる気が起こらず、手をつけなくなってしまいがちです。そしてやろうと思った時に、自分の中で「まだ時間はたっぷりあるので、あとでもいいや」という気持ちになってしまいます。

これを防ぐには、その「自分との約束」を「目に見える形でタイムロックをかけてしまう」しかありません。

そこで、簡単な3ステップで「タスク」をさばくコツ・方法をお教えします。

①まず、3つのラインを決めます。

3つのラインとは「スタートライン」「（マイ）エンドライン」「デットライン」です。

スタートラインはそのタスクをいつから手をつけるかを指します。少し眺めるだけでもいいので、「手に取る」という行動をする日を決めます。

　そして、（マイ）エンドラインは、いつまでに形にするかを決めてしまいます。音楽の拍と一緒でこの2つの点が決まるとテンポと拍子とリズムが生まれてきます。

最後にデッドラインは、提出日前日です。ここまでに修正も含めて完成しているというラインです。

この3つのラインを決めたらすぐに青色ボールペンで手帳に書き込みます。

②次にタスクをよく見て、「一口サイズ」にカットします。（サラミアプローチ、鯨を食べる方法）

そのままでは、手におえないタスクですが、量や質をよく考えて「小さく」「手におえる」タスクに切り分けてしまいます。それをタスクリストに順番にならべて、先のスタートラインからデッドラインまでの間の期間で手帳にそれぞれ書き込んでいきます。他のスケジュールと見比べながらだいたいの形でよいので、手帳に青色のボールペンでどんどん書きこんでしまいます。

③そして最後に、手帳に書いてある「タスクの日」が来たら、朝一番で手をつけます。

　大切なのは、あれこれ考えず、その日が来たら必ず手をつけるということです。

　やり始めると、思ったよりできてしまうもので、あっという間に終わってしまうこともあります。とにかくやることです。

もしほかの予定との関係や作業の進行状況で終わらなければ、残った分を次のタスクの日までの間にスケジュールとして手帳にすぐ書き込みます。

　ただこれだけのことなのですが、実践してみると、「夏休みの8月31日問題」はかなりの確率で解決されます。

このほか具体的な「タスク」のさばき方にはいろいろなものがあります。その性質に合わせて仕組みをつくって乗り切る方法をご紹介します。

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「アポイント」と「タスク」（「人との約束」「自分との約束」）

まず「ワーク」の部分でコントロールすべき相手は「アポイント」と「タスク」の２つです。

「アポイント」は「人との約束」の時間です。人と会ったり、相談したり、交渉したり、会議や打ち合わせ、ミーティングなども含まれます。基本的に始まりの時刻と終わりの時刻があり、スケジュール表に予定として書かれます。「いつ、どこで、誰と何のために会う」という性質のものです。

これに対して「タスク」は「自分との約束」です。

どういうことかというと、「夏休みの宿題」を思い浮かべてみてください。お天気表、漢字練習帳、計算ドリル、絵日記、朝顔の観察、読書感想文、「夏休みの想い出」作文、自由研究など多くの宿題・課題があり、自分でいつ、何を、どのくらいやるのかを決めて取り掛かるものです。（親が決めてしまう場合もあるかもしれません）

夏休み中であればいつやってもいいのですが、9月1日という提出日が決まっていて、8月31日にあわてて間に合わせる人もいます。

このようにある程度自分の裁量で動かすことはできますが、いくつかの種類やある程度の量があり、納期が決まっているので、いつ、何を、どれだけやるかを自分で決め、「自分との約束」として夏休みの予定表などでコントロールするのが「タスク」です。

いつも時間に追われている人は、このタスクのさばき方が苦手なタイプでしょう。

じつはこの「自分で決める」というのがとてもやっかいなのです。

「アポイント」も「タスク」も自分の時間から使われていく時間なので、上手にコントロールすれば、相対的に「ライフ」や「パーソナル」の時間を増やすことができます。

ではこのあと、この「タスク」のさばき方を様々な角度から考えていきます。

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